Word: Bild mit einer Beschriftung oder einem Tag versehen (Makro)

Update 23.12.15: InvalidateControl statt Invalidate, Flackern sollte weg sein (Versions-History: siehe ganz unten)

Müssen Sie als BuchautorIn in Word Hunderte von Bildern (z.B. Screenshots) einfügen, dann wird das extrem mühsam, weil der Dateiname der Bilder nicht mit der Abbildungs-Beschriftung in Word übereinstimmt.

Meine Lösung: jedem Bild automatisch seinen Dateinamen als Tag mitgeben.

Was ist das Problem?

Das Problem ist, dass wir als Beispiel einen Screenshot aus einer Datei in Word einfügen. Die Datei hat als Beispiel den Namen "8.png":
2015 12 18 133609

In Word selber sieht man diesen Dateinamen jedoch nicht mehr. Da ist das Bild im Rahmen eines Textes einfach irgendwo eingebunden, und die Abbilungs-Nummer passt sowieso nicht überein:

2015 12 18 133943

Im Dokument ist die Datei "8.png" nämlich Abbildung 37.

Wenn Sie hier nachträglich Änderungen machen müssen, wenn Sie als Beispiel dieses Bild ersetzen wollen, oder wenn Sie das Buch in eine andere Sprache übersetzen und die Bilder neu zuweisen müssen, dann haben Sie ein ernsthaftes Problem: Sie suchen stundenlang nach den korrekten Bildern.

Mögliche Lösung für eine besser Ordnung in den Bildern

Jedes Bild in Word hat einen Alternativtext, konkret einen Titel und eine Beschreibung, die man ausfüllen kann:

2015 12 18 134505

Also warum nicht eines dieser Felder dazu verwenden, um den Dateinamen reinzuschreiben? Das könnte dann so aussehen:

2015 12 18 135026

So haben Sie jederzeit die perfekte Organisation. Egal, welche Abbildungs-Nummer das Bild in Ihrem Dokument hat; Sie haben immer den Hinweis, um welche physische Bilddatei es sich auf Ihrer Festplatte handelt.

Diese beiden Felder "Titel" und "Beschreibung" sind zwar nicht dafür gedacht, sondern für Menschen mit einer Sehschwäche, welche die Bilder nicht erkennen können. Aber leider gibt's keine andere Möglichkeit, einem Bild eine Beschreibung mitzugeben.

Nachteil dieser Variante

Der grosse Nachteil ist die extrem umständliche Bedienung. Sobald man wieder irgendwo im Text ist und danach wieder ein Bild anklickt, erscheint zwar der Aufgabenbereich, aber Word wechselt auf das Symbol "Effekte":

2015 12 18 165836

Also muss man wieder auf das dritte Symbol "Layout und Eigenschaften" klicken. Dummerweise sind dann aber die beiden Felder "Titel" und "Beschreibung" wieder eingeklappt, und zwar unter dem Punkt "Alternativtext":

2015 12 18 165900

Dieses immer wieder notwendige Register Wechseln und Aufklappen, bis man bei den beiden Feldern ist, ist extrem umständlich. Vor allem, wenn man mit einigen hundert Bilder rumhantiert.

Meine Lösung

Also habe ich mir kurzerhand wieder mal ein Makro gebastelt, welches in diesem Fall 2 Aufgaben hat:

  1. Beim Einfügen eines Bildes aus einer Datei (nicht Copy&Paste) wird der Dateiname gleich im Titel-Feld gespeichert
  2. Das Titelfeld erscheint auf dem Register "Start" von Word, damit ich eben nicht lange im Aufgabenbereich rumfummeln muss

Aussehen tut das Ganze so:

2015 12 18 171613

Ganz rechts im Register "Start" erscheint nun eine Gruppe "Bild". Darin befindet sich das Textfeld "Tag" (es handelt sich um das Titel-Feld von oben). Darunter hat es eine Schaltfläche, welche verwendet wird, um ein Bild einzufügen.

Ein Bild einfügen

Also, fügen wir ein Bild ein, indem wir auf die Schaltfläche klicken (dies erspart uns sogar den Wechsel in das Register "Einfügen").

Wir fügen das folgende Bild ein:

2015 12 18 171859

Nach dem Einfügen wird automatisch der Dateiname im Titel-Feld des Alternativtextes gespeichert. Und zusätzlich wird dies eben im Textfeld im Register "Start" angezeigt:

2015 12 18 172034

Anzeigen der Bild-Beschriftung

Nun können können Sie auf jedes Bild klicken, und Sie sehen, um welchen Dateinamen es sich handelt.

Sie müssen übrigens nicht den Dateinamen reinschreiben. Sie dürfen da eine beliebige Bezeichnung wählen. Mir persönlich bringt in diesem Fall der Dateiname am meisten, weil ich so sofort die Verbindung zwischen Bild und Dateiname in Word sehe. Aber da sind Sie frei.

Erstellung einer Bilderliste

Sie haben nun 200 Screenshots in Ihrem Word-Dokument. Da wäre es doch praktisch, per Knopfdruck eine Liste sämtlicher Bilder zu erstellen inkl. Angabe des Tags resp. der Beschreibung, der Seitenzahl sowie der Angabe, ob es sich um ein Shape oder ein InlineShape handelt. Das können Sie ab der Version 0.4 mit der folgenden Schaltfläche:

2015 12 20 144054

Die Bilderliste besteht aus einem Word-Dokument mit einer Tabelle. Links das Bild, rechts die Meta-Angaben. Bei sämtlichen Bildern ist das Seitenverhältnis gesperrt, die zu grossen Bilder habe ich zurechtgestutzt. Sonst habe ich keine Formatierung vorgenommen.

Einschränkungen

Das Makro hat noch gewaltige Einschränkungen, da ich es nur mal rasch zusammengeschustert hat. Als Beispiel funktionieren nur Inline-Bilder. Sobald Sie dem Bild einen Textfluss resp. Textumbruch verpassen, funktioniert es nicht mehr. Das werde ich in einer weiteren Version verbessern. Weiter wird automatisch der Dateiname in das Titel-Feld eingefügt, wenn man auf "Bild einfügen" klickt. Dies werde ich in einer nächsten Version als optional definieren.

Download

Sie dürfen das Makro wie üblich runterladen und bei Bedarf nach Belieben anpassen. Der Code soll Ihnen quasi als Idee oder Gedankenanstoss gelten.

dhImageTag_0.5.dotm

Kopieren Sie sich die Datei wie immer in Ihren Word-Startup-Ordner

Versions-History

16.12.2015: Ver. 0.1, höchst Alpha, Editfeld zum Ändern des Titels eines Bildes (nur InlineShape)

17.12.2015: Ver. 0.2, Einfügen einer Bilddatei und Speicherung des Dateinamens im Titel des Bildes

18.12.2015: Ver. 0.3, InlineShape wie Shape werden korrekt erkannt

20.12.2015: Ver. 0.4, Bilderliste kann erstellt werden (unformatiert)

23.12.2015: Ver. 0.5, InvalidateControl statt Invalidate, Performance-Steigerung, allfälliges Flackern sollte beseitigt sein

 

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