Text aus einem fremden Dokument einfügen

Wenn Sie Text aus einem fremden Dokument einfügen, können Sie über grosse Probleme mit der Formatierung stolpern. Dabei wäre es so einfach...

Ausgangslage

Sie haben als Beispiel ein Dokument, das sieht wie folgt aus:

2015 09 16 152044

Nun möchten Sie an der markierten Stelle im Dokument Text aus einem anderen Dokument einfügen. Konkret sieht dieses andere Dokument wie folgt aus:

2015 09 16 152206

Sie erkennen das Problem: die Schriftart und auch die Schriftgrösse sind nicht identisch mit Ihrem Dokument.

Jetzt kommt das Problem

Sie kopieren diesen Text und fügen diesen an der markierten Position ein. Je nach Word Version und Einstellung erscheint das Dokument wie folgt:

2015 09 16 152433

Sehen Sie das Problem? Jetzt haben wir überall Calibri, aber dieser eingefügte Text hat immer noch Times New Roman mit der viel zu grossen Schriftgrösse.

Und genau hier geschieht der Fehler, den viele Anwenderinnen und Anwender machen:

sie markieren den eingefügten Text und formatieren ihn manuell um:

2015 09 16 152619

Und genau das ist gaaaaanz schlecht! So erstellen Sie Dokumente, welche plötzlich ganz merkwürdige Phänomene zeigen, weil die Formatierungen überhaupt nicht mehr stimmen.

Ich hab's schon an anderen Stellen immer wieder gesagt: markieren Sie nicht manuell!!!

Lösungen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, das Problem zu lösen.

Erste Möglichkeit

Eine elegante Lösung ist, nach dem Einfügen in den Absatz zu klicken, und oben im Register "Start" auf die Formatvorlage "Standard" (resp. auf die von Ihnen verwendete) zu klicken:

2015 09 16 152935

Auch wenn diese Formatvorlage bereits aktiviert ist, klicken Sie trotzdem nochmals drauf!

Zweite Möglichkeit

Als weitere, nicht ganz so elegante, Möglichkeit, verwenden Sie den Pinsel:

2015 09 16 153026

Dritte Möglichkeit (die beste!)

Sie klicken schon sofort nach dem Einfügen auf das erscheinende SmartTag:

2015 09 16 153304

Achtung, je nach Dokument müssen Sie das ein wenig suchen gehen.

Wenn Sie nun da drauf klicken, erscheinen verschiedene Auswahlmöglichkeiten. In Word 2013 sieht das etwa wie folgt aus:

2015 09 16 153410

Es erscheinen hier bei mir nun 4 verschiedene Symbole (je nach Word-Version kann auch Text erscheinen oder die Bildchen sehen leicht anders aus).

Lernen Sie um Himmels Willen nicht auswendig, welchen Knopf Sie nun drücken müssen. Nein: fahren Sie mit der Maus einfach über die vier Symbole und schauen Sie dank der Live-Vorschau, wie sich der eingefügte Text anpasst. Hier habe ich die Maus als Beispiel auf die dritte Schaltfläche gesetzt:

2015 09 16 153616

Das Ergebnis, das Ihnen am besten gefällt, das wählen Sie aus. Und schon haben Sie mit zwei Mausklicks Text aus einem anderen Dokument eingefügt, und dies erst noch perfekt formatiert.

Und wenn ich unsicher bin, welche Schaltfläche die richtige ist?

Kein Problem, im Zweifelsfall wählen Sie immer die letzte Schaltfläche "Nur den Text übernehmen":

2015 09 16 153839

So sind Sie nämlich 100% sicher, dass keine einzige falsche Formatierung vom anderen Dokument in Ihr Dokument eingefügt wird!

 

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