Word: sämtliche manuellen Formatierungen löschen!

Manchmal ist ein Dokument dermassen kaputt formatiert worden, da hilft nur noch ein komplettes Zurücksetzen...

Problem

Sie haben ein bestehendes Dokument, das dauernd spinnt? Aufzählungen wollen einfach nicht stimmen? Überschriften erscheinen nicht in Inhaltsvzeichnissen? Bilder erscheinen dafür in Abbildungsverzeichnissen?

Diese Liste könnte ich noch endlos weiter ausführen...

Manchmal gibt es Momente, da wählt man am besten den Hardcore-Weg: sämtliche manuellen Formatierungen löschen. Nur so haben Sie die Möglichkeit, wieder sauber mit der Formatierung zu beginnen.

Ausgangslage

Achtung, es geht nicht darum, dass Sie das ganze Dokument löschen. Wir sprechen hier nicht vom Text, also nicht vom Inhalt, sondern lediglich von der Formatierung.

Damit Sie sehen, was überhaupt passiert, schauen wir folgenden Dokument-Ausschnitt an:

2015 09 16 145548

 

Lösung

Zuerst markieren Sie das ganze Dokument mit Strg & a (dies markiert jedoch nur den Hauptteil, also keine Kopf- und Fusszeilen oder Fussnoten)

Nun öffnen Sie den Format-Inspektor (diesen können Sie natürlich auf vorher öffnen)

Hier löschen Sie die manuelle Formatierung, indem Sie auf diese beiden Knöpfe klicken:

2015 09 16 150000

Resultat

Und schon sieht unser obiges Demo-Dokument wie folgt aus:

2015 09 16 150219

Das vorher eigentlich recht homogen aussehende Dokument sieht plötzlich ganz scheusslich aus!

Dies liegt daran, dass die einzelnen Textkörper-Absätze nicht alle mit der gleichen Formatvorlage formatiert wurden, sondern wie folgt:

2015 09 16 150219a

All diese Formatvorlagen haben ihre ganz spezielle Formatierung. Und damit alles einheitlich aussieht, hat die Person, die das Dokument verpfuscht hat, einfach von Hand die korrekte Schriftart und die korrekten Absatzformatierungen vorgenommen.

Zusätzlich wurde (wie Sie ganz oben sehen) das Wort "leistungsstarke" von Hand rot und unterstrichen formatiert, während dem Wort "Einbettungscode" eine Formatvorlage zugewiesen wurde (was der korrekte Weg ist).

Woher kommt das beschriebene Problem?

Wenn mehrere Personen an einem Dokument arbeiten, oder wenn Sie aus verschiedenen Dokumenten Texte zusammenkopieren, dann kann es passieren, dass Sie die originale Formatvorlagen der Ursprungsdokumente übernehmen. Dies ist falsch! Wenn Sie dies nicht gleich beim Einfügen korrigieren, dann haben Sie später unter Umständen grosse Probleme mit der Formatierung.

Was kommt jetzt?

Jetzt können Sie Schritt für Schritt wieder beginnen, Ihr Dokument sauber zu formatieren. Diesmal verwenden Sie jedoch ausschliesslich Formatvorlagen!

Fazit

Hören Sie auf mit manuellen Formatierungen!

OK, manchmal braucht man sie doch, oder es ist zumindest nicht ganz so schlimm, wenn Sie manuell formatieren;-)

Wenn es nämlich um das Schreiben eines stinknormalen einseitigen Briefes geht, dann sind die Formatierungen schlicht egal. Nein, ich spreche hier von grösseren Arbeiten, Verträgen, Dokumentationen, etc.

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